Kurz, knapp und höflich: Die 5 Gebote der E-Mail-Etikette

Kurz, knapp und höflich: Die 5 Gebote der E-Mail-Etikette

Die E-Mail zählt zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln. Häufig quellt das Postfach deshalb über und der Überblick geht verloren. Unpräzise Betreffzeilen und fehlende Höflichkeitsformen tragen zu der fehlenden Sicht bei. Die E-Mail-Etikette hilft dabei, via Mail effektiv und schnell zu kommunizieren. 1. Gebot: Halten Sie den Betreff kurz und knapp Die Betreffzeile muss alle notwendigen Informationen

Die E-Mail zählt zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln. Häufig quellt das Postfach deshalb über und der Überblick geht verloren. Unpräzise Betreffzeilen und fehlende Höflichkeitsformen tragen zu der fehlenden Sicht bei. Die E-Mail-Etikette hilft dabei, via Mail effektiv und schnell zu kommunizieren.

1. Gebot: Halten Sie den Betreff kurz und knapp

Die Betreffzeile muss alle notwendigen Informationen enthalten, damit der Empfänger die E-Mail sofort zuordnen kann. Wird das Feld mit unnötigen Infos angefüllt oder gar leer gelassen, wandert die Nachricht bei vielen Unternehmen direkt in den Papierkorb oder wird schlicht überlesen. Ein guter Betreff ist wie ein guter Buchtitel und lässt die Mail herausstechen.

Auch die Mail selbst sollte knapp gehalten sein. Achten Sie darauf, dass alle wichtigen Dinge gesagt werden, ohne dabei unhöflich oder allzu kurz angebunden zu klingen. Absätze und Zeilenumbrüche machen die Nachricht übersichtlich und tragen dazu bei, dass sie gelesen wird. Wichtige Informationen werden am besten fett markiert.
E-Mails werden meist nicht ausführlich gelesen, sondern überflogen. Deshalb sollte das, was wichtig ist, auf den ersten Blick zu erkennen sein.

2. Gebot: Antworten Sie zügig

Elektronische Post hat den Vorteil, dass sie sofort ankommt. Beantworten Sie eingehende Nachrichten zügig, damit der Gesprächspartner nicht warten muss. Es empfiehlt sich, den Posteingang zwei bis dreimal pro Tag zu überprüfen und alle offenen Mails direkt zu beantworten.
Innerhalb von Unternehmen gilt oft eine bestimmte E-Mail-Policy, die eingehalten werden muss. Informieren Sie neue Kollegen über die Etikette, um die Kommunikation zu vereinfachen. Das verhindert auch Missverständnisse und trägt insgesamt zu effizienteren Abläufen im Betrieb bei.

3. Gebot: Eine gute Rechtschreibung ist das A und O

Die Rechtschreibung muss auch bei E-Mails stimmen. Wer in korrektem Deutsch schreibt und auf die Formalien achtet, wird ernst genommen. Gerade bei geschäftlichen Mails ist Fehlerfreiheit wichtig. Wer den Namen des Empfängers falsch schreibt oder allzu viele Fehler einbaut, riskiert negative Konsequenzen.
Großbuchstaben gilt es in E-Mails zu vermeiden. Capslock drückt Schreien aus und klingt schnell unhöflich. Soll etwas hervorgehoben werden, bieten sich Fett- und Kursiv-Schreibung an. Ausrufezeichen setzen Sie am besten sparsam ein. Nur bei äußerst dringlichen Angelegenheiten oder ausdrücklichem Lob ist das Ausrufezeichen eine gute Wahl, so der Spiegel.

4. Gebot: Beachten Sie die rechtlichen Bestimmungen

Unternehmen sind seit 2007 dazu verpflichtet, im Anhang Informationen wie Rechtsform, Sitz und Geschäftsführung anzugeben. Angaben zu Urheberrecht und sonstigen Rechtsklauseln sind zwar nicht Pflicht, sollten jedoch ebenfalls vorhanden sein, sofern notwendig.

5. Gebot: Nutzen Sie das CC-Feld sparsam

Über das CC-Feld (Carbon Copy) werden Mails an mehrere Empfänger verschickt. Nehmen Sie nur Kontakte in das CC auf, die auch regelmäßig E-Mail-Kopien erhalten. Zur Mail-Etikette gehört auch, den Hauptempfänger darüber zu informieren, wenn die Mail an weitere Empfänger geht.
Über das Feld „Antwort an alle“ oder BCC (Blind Carbon Copy) sollten zumindest im Unternehmen keine Mails verschickt werden. Oft wird es als unhöflich empfunden, wenn mehrere Mails pro Tag eingehen, die an andere Nutzer addressiert sind. Zudem artet BCC schnell in Spam aus.

Zuletzt gilt: den Gruß nicht vergessen. E-Mails sind virtuelle Briefe und es gelten die selben Höflichkeitsregeln. Schließen repräsentieren Sie mit E-Mails sich und Ihr Unternehmen. Umso wichtiger ist es, ein zuverlässiges, sympathisches Image zu transportieren.

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