Mails vorsortieren und filtern: Wie Sie Ihr E-Mail-Postfach in den Griff bekommen

Mails vorsortieren und filtern: Wie Sie Ihr E-Mail-Postfach in den Griff bekommen

Die E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel und aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Das führt leider dazu, dass das Postfach schnell übersichtlich werden kann. Mit diesen Tipps gelingt es, Ordnung in das Chaos zu bringen und endlich Ihr E-Mail-Postfach in den Griff zu bekommen. Das Postfach organisieren – so geht’s Uninteressante E-Mails werden am besten

Die E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel und aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Das führt leider dazu, dass das Postfach schnell übersichtlich werden kann. Mit diesen Tipps gelingt es, Ordnung in das Chaos zu bringen und endlich Ihr E-Mail-Postfach in den Griff zu bekommen.

Das Postfach organisieren – so geht’s

Uninteressante E-Mails werden am besten sofort nach dem Lesen gelöscht. Wenn eine Nachricht keinen weiteren Nutzen mehr hat, nimmt sie lediglich Platz im Postfach weg. Newsletter werden nach Möglichkeit sofort abbestellt. Bei Spam-Nachrichten sollte der Absender blockiert werden, denn wer hierauf antwortet, zeigt nur, dass die Nachrichten potentiell empfangen werden und empfängt womöglich noch mehr Spam.
Wichtige Mails können als Erinnerungen im Postfach belassen werden. Sinnvoller ist es jedoch, die Nachricht entweder direkt zu exportieren oder sofort zu beantworten. Anschließend können auch Business-Mails gelöscht werden.

Vorsortierung manuell einstellen

Regelmäßiger Mail-Verkehr mit einer Person oder einem Unternehmen landet am besten in einem speziellen Ordner. Newsletter landen zum Beispiel im „Lesestoff“-Ordner, während für Geschäftskontakte separate Ordner erstellt werden.
Unterordner sparen Zeit und räumen den Posteingang von Mails frei. Man sollte jedoch nicht zu viele Kategorien anlegen, sondern lieber auf einige wenige Ordner setzen, in denen der gesamte Mail-Verkehr stattfindet. Das Mail-Programm wird die Ordner automatisch in alphabetischer Reihenfolge anordnen. Wer regelmäßig Nachrichten von Kunden mit „Z“ bekommt, kann die Einstellung in den Optionen ändern. Noch einfacher ist es, die Ordner der Wichtigkeit nach zu nummerieren.
Filterregeln werden am besten genau geprüft und wohldosiert eingesetzt. Direkt beim Eintreffen sollte eine Nachricht nicht gefiltert werden, denn der Eingang sollte immer eine Art To-Do-Liste darstellen, die es abzuarbeiten gilt. Wer besonders viele Mails erhält kann natürlich Sonderregelungen einstellen.

Alte Mails archivieren

Mehr und mehr Mails bringen das Postfach schnell an seine Grenzen. Deshalb sollten Nutzer ihre Mails regelmäßig archivieren und die nicht mehr benötigten Nachrichten in den Papierkorb verschieben. Dort sind sie noch erreichbar, verschwinden jedoch aus dem Blickfeld. Zu beachten ist, dass einige Anbieter die Mails im Papierkorb nach einer gewissen Zeit löschen.
Zur besseren Archivierung können die integrierten Funktionen des E-Mail-Programms genutzt werden. Viele Programme bieten die Möglichkeit, Nachrichtenverläufe zusammen zu fassen oder Mails von denselben Absendern in einen Unterordner zu verschieben. Oft lassen Anhänge sich separat vom Mail-Inhalt löschen.

Wichtige Mails markieren

Bei der Organisation der E-Mails gilt es, wichtige E-Mails zu markieren. Hierfür lassen sich bei den meisten Anbietern Schlagwörter festlegen, die per Mausklick auf die gewünschte Nachricht angewendet werden. Auch vorher festgelegte Begriffe wie „Nachverfolgung“ oder „Spam“ können angeheftet werden.
Die Schlagwörter lassen sich zudem verschiedenfarbig gestalten. Das bringt schnell Ordnung in das E-Mail-Postfach. Auch hier gilt: nicht übertreiben, damit Übersicht über die verschiedenen Kategorien bewahrt bleibt.
Zuletzt gilt es, den Umgang mit den E-Mails zu organisieren. Es genügt, drei bis viermal am Tag die Nachrichten zu überprüfen. Wer die Mails öfter checkt, ist abgelenkt und verliert den Überblick. Eine effiziente Mail-Organisation spart Zeit, Aufwand und vor allem Stress.

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